Организация банкета в ходе проведения конференции

Опубликовано 16 марта

Организация масштабных мероприятий разного рода – задача не из простых, поэтому на ивент-рынке и работают целые специализированные компании, оказывающие услуги данного рода. Как подготовиться к деловой конференции, где и каким именно образом расположиться, как организовать банкет – перед партнерами по бизнесу и клиентами ударить лицом в грязь не хочется никому, поэтому все моменты должны быть продуманы максимально тщательно.

Оборудование, конференц зал, кофе-брейк – с чего начать?

Конечно, с выбора зала для проведения конференции – во-первых, потому что нужный вариант становится все более неуловимым по мере приближения даты события, а, во-вторых, очень может быть, что в присмотренном вами зале найдется все необходимое (особенно это касается качественной звуко-и светотехники), а администрация возьмет на себя (за приемлемую дополнительную плату) организацию перекусов или полноценного фуршета/банкета для собравшихся. В любом случае – просторное удобное место, соответствующее всем требованиям, нужно подыскать заранее.

Момент номер два — конференция и банкет

Практически все переговоры заканчиваются банкетом, организацию которого следует продумать отдельно. Возможные варианты — отдельное обустройство банкетного зала для приема пищи и конференции и совместное. Что лучшего выбрать? Однозначного ответа на данный вопрос дать нельзя, поскольку все зависит от индивидуальных особенностей в каждом конкретном случае. Если вам больше по душе аренда конференц зала отдельно и ресторана под банкет отдельно, советуем обратить внимание на гостиничные комплексы – они, как правило, могут предоставить обе услуги пакетом. Впрочем, проведение небольшого банкета в том же помещении, в котором происходит специализированная тематическая встреча, тоже удобный вариант.

Чтобы понять, подходит ли вам банкет в конференц зале или придется искать два отдельных помещения, ответьте себе на следующие вопросы:

• какое количество человек принимает участие в мероприятии;
• повод собрания;
• список необходимого оборудования.

Зачастую устроить застолье и деловую встречу на уровне в одном месте возможно, но если у вас есть сомнения и вопросы, обратитесь за консультацией к нам.

Окончательный выбор

Сегодня конференц залы Москвы предлагают клиентам самый разный спектр услуг, поэтому вы без проблем сможете присмотреть себе помещение в любом случае. Что касается выбора пространств для одновременного проведения застолья и мероприятия, такой метод отлично подходит при организации презентаций и выставок, когда формат «два в одном» не только не отвлекает гостей от темы мероприятия, но и расслабляет, настраивает на нужный лад, позволяет вдохновиться (то есть подкрепиться) в любой момент. Но если конференция предполагает большое количество участников и активное использование специализированного дорогостоящего оборудования, то лучше устраивать трапезу в отдельном зале.